Cómo construir un flujo de aprobación completo en Power Automate

Introducción a los flujos de aprobación en Power Automate

Los flujos de aprobación son uno de los procesos más solicitados en las organizaciones modernas. Ya sea para aprobar solicitudes de vacaciones, compras, o documentos importantes, Power Automate ofrece las herramientas necesarias para automatizar estos procesos de manera eficiente y confiable.

En este artículo, te guiaré paso a paso para crear un flujo completo que capte elementos desde SharePoint, gestione aprobaciones multinivel, maneje respuestas y actualice el estado del elemento automáticamente.

Paso 1: Configurar el disparador desde SharePoint

Primero, necesitamos establecer el punto de partida del flujo. La mejor práctica es usar el disparador "Cuando se crea un elemento" o "Cuando se modifica un elemento":

Dispositivo: Cuando se crea un elemento
Sitio: /sites/TuSitio
Lista: Solicitudes de Aprobación

Esta configuración asegura que cada nuevo elemento en SharePoint active automáticamente tu flujo. Asegúrate de seleccionar los campos específicos que necesitas para el flujo:

• Título de la solicitud
• Descripción
• Presupuesto
• Departamento solicitante
• Correo del solicitante

Paso 2: Crear la acción de aprobación

La acción central del flujo es la aprobación. En Power Automate, agrega una acción "Iniciar y esperar una aprobación":

Tipo de aprobación: Aprobación estándar
Título: Aprobación de solicitud - @{triggerOutputs()['body/Title']}
Asignado a: director@empresa.com
Detalles: @{triggerOutputs()['body/Description']}
Elemento de vínculo: URL del elemento en SharePoint

Consejo importante: El campo "Detalles" debe contener toda la información relevante para que el aprobador pueda tomar una decisión informada sin necesidad de navegar a SharePoint.

Paso 3: Manejar respuestas de aprobación

Una vez que el aprobador responde, necesitamos procesar esa respuesta. Usa una acción "Condición" para separar las rutas:

Condición: outcome equals "Approve"

Rama de Aprobación

Si la solicitud es aprobada:

1. Actualizar el estado en SharePoint:

Acción: Actualizar elemento
Sitio: /sites/TuSitio
Lista: Solicitudes de Aprobación
ID: @{triggerOutputs()['body/ID']}
Estado: Aprobado
Fecha de Aprobación: @{utcNow()}

1. Enviar notificación de aprobación: Usa una acción de correo para notificar al solicitante y al aprobador.

Rama de Rechazo

Si la solicitud es rechazada:

1. Actualiza el estado a "Rechazado"
2. Agrega el comentario del aprobador (si está disponible)
3. Notifica al solicitante con el motivo del rechazo

Paso 4: Implementar notificaciones automáticas

Las notificaciones son cruciales para mantener a todas las partes informadas. Configura correos en cada punto de decisión:

Notificación de aprobación pendiente:

Asunto: Solicitud pendiente de aprobación: @{triggerOutputs()['body/Title']}
Destinario: @{triggerOutputs()['body/Approver_Email']}
Cuerpo: Tienes una nueva solicitud de aprobación pendiente de revisar...

Notificación de resultado:

Asunto: Tu solicitud ha sido @{variables('Estado')}
Destinario: @{triggerOutputs()['body/Requester_Email']}

Aprobaciones Multinivel: La característica avanzada

Para procesos más complejos que requieren múltiples niveles de aprobación:

Estrategia 1: Aprobaciones Secuenciales

Añade múltiples acciones de aprobación una después de otra:

1. Aprobación del Supervisor
   ↓
2. Si se aprueba → Aprobación del Gerente
   ↓
3. Si se aprueba → Aprobación del Director
   ↓
4. Si todas se aprueban → Actualizar estado final

Estrategia 2: Aprobaciones Paralelas

Si necesitas aprobación simultánea de múltiples personas:

Usa "Aplicar a cada" con aprobadores concurrentes, pero recuerda que esto requiere que todas aprueben o cualquiera pueda rechazar.

Estrategia 3: Aprobación Condicional

Diferencia el nivel de aprobación según el monto o tipo:

Si Presupuesto > $5000 → Requiere aprobación de Director
Si Presupuesto < $5000 → Requiere aprobación de Supervisor

Paso 5: Actualizar el estado del elemento

Asegúrate de siempre actualizar el estado en SharePoint después de cada decisión:

• Pendiente: Estado inicial
• En Aprobación: Mientras espera respuesta
• Aprobado: Cuando se ha aprobado
• Rechazado: Cuando se ha rechazado
• Archivado: Después de 60 días sin acción

Pro Tip

Implementa un sistema de "escalación automática": Si una aprobación no se responde en 48 horas, envía un recordatorio automático al aprobador. Para esto, agrega una acción "Esperar hasta" con una condición de tiempo, y si llega a ese punto sin respuesta, dispara una notificación de recordatorio. Esto mejora significativamente los tiempos de procesamiento y evita que las solicitudes se atasquen indefinidamente en el estado de pendientes.

Además, siempre documenta en una columna "Historial de Aprobación" todos los pasos del flujo para auditoría futura.